Avantages en Nature et Géolocalisation de Véhicules

Si vos employés sont souvent amenés à se déplacer dans le cadre de leur travail, vous avez probablement mis à leur disposition des voitures de fonction qu’ils peuvent utiliser aussi bien pour leurs déplacements professionnels que privés, pendant la semaine, le week-end ou même les vacances. L’utilisation privée du véhicule constitue alors un avantage en nature, déclaré et soumis au prélèvement de charges sociales.

Le calcul de l’avantage en nature s’effectue, au choix de l’employeur, sur la base des dépenses réellement engagées ou d’un forfait. Si l’évaluation sur une base forfaitaire est plutôt simple, le calcul des dépenses réellement engagées est plus complexe. En effet, la valeur de l’avantage doit être calculée au prorata du kilométrage parcouru à titre privé. Mais comment déterminer le kilométrage privé alors que la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) exige que les employés disposant d’un véhicule de fonction puisse désactiver le suivi de leur véhicule en dehors de leur temps de travail ?

Le Mode Vie Privée de Quartix permet de répondre à ces exigences légales en toute simplicité. Avec le système de géolocalisation Quartix, l’administrateur peut définir différentes périodes de suivi pour chaque véhicule, et permettre aux conducteurs de désactiver ou d’activer eux-mêmes le suivi de leur véhicule via une application web ou un badge magnétique. Une fois le suivi désactivé, seules les données relatives au kilométrage effectué en mode privé apparaissent dans les rapports d’activité. Idéal pour calculer avec précision les indemnités kilométriques d’une voiture de fonction afin de réaliser des économies tout en respectant la vie privée de vos employés.

Mais ce n’est pas tout : le support client Quartix peut également vous aider à définir les données accessibles par tel ou tel compte utilisateur, conformément aux exigences de la CNIL et du RGPD. Le personnel d’assistance a par exemple besoin d’accéder aux données de géolocalisation pour identifier le véhicule le plus proche d’une mission, mais n’a pas à accéder aux heures de travail des salariés. Les équipes Quartix peuvent alors configurer les paramètres d’accès des différents comptes utilisateurs afin de protéger les données personnelles des salariés, conformément à la législation en vigueur.