Quartix répond à vos questions :
Premiers pas avec la géolocalisation de véhicules

2 décembre 2021

La géolocalisation de véhicules vous intéresse et vous vous demandez s’il s’agit d’une bonne solution pour vous, par où commencer, ou comment tirer le meilleur parti du système Quartix ?

Nous avons créé une série de guides répondant aux questions que se posent la plupart des chefs d’entreprise et gestionnaires de flottes au moment de se décider à adopter la géolocalisation de véhicules, de commencer à utiliser un système de géolocalisation, et d’aller plus loin avec le système
Quartix.

Dans ce deuxième guide, vous trouverez douze questions que vous vous posez certainement au moment de faire vos premiers pas avec le système de géolocalisation Quartix, ainsi que les réponses de notre équipe.

1. Par où commencer après l’installation de mes balises et de mon système de géolocalisation de véhicules ?

Une fois votre première balise Quartix activée (dans les 24 heures ouvrées suivant l’installation), vous recevrez un e-mail de bienvenue contenant vos identifiants (ID client et nom d’utilisateur), ainsi qu’un lien pour créer votre mot de passe. Attention, ce lien n’est valable qu’une seule fois, et pour une période de temps limitée.

En cliquant sur le lien, vous verrez une page vous demandant de lire et d’accepter les conditions d’utilisation, puis de saisir vos identifiants (indiqués dans l’e-mail) et de choisir un mot de passe. Une fois les champs remplis, cliquez sur le bouton vert « Actualiser ». Vous êtes alors automatiquement connecté(e).

Après avoir effectué cette première connexion via l’e-mail de bienvenue, vous pourrez vous connecter au système Quartix depuis notre site en cliquant sur le bouton Connexion en haut à droite de la page. Une fois vos informations de connexion saisies, vous arriverez sur la page d’accueil de l’interface Quartix. Cliquez sur les différentes fonctionnalités de l’interface dans le menu latéral gauche pour explorer les données disponibles.

2. Puis-je créer des comptes avec différentes autorisations pour les différentes équipes de mon entreprise ?

Il est tout à fait possible, et même recommandé, de créer plusieurs comptes pour les différentes personnes qui vont utiliser le système Quartix au sein de votre entreprise. Vous pouvez créer un nombre illimité de comptes, et ce sans frais supplémentaires.

Un administrateur peut facilement créer d’autres comptes dans la section Configuration > Utilisateurs. Les nouveaux comptes peuvent avoir accès à l’ensemble des données, ou à celles que vous avez sélectionnées. Il est ainsi possible de limiter l’accès à certains rapports, ou à certains groupes de véhicules ou de conducteurs.

3. Les employés qui vont utiliser le système de géolocalisation peuvent-ils recevoir une formation ?

Absolument. Si vous le souhaitez, vous pouvez bénéficier d’une formation à distance de 30 minutes, effectuée par téléphone ou via Microsoft Teams. Nous vous expliquerons alors le fonctionnement de la plateforme et répondrons à vos éventuelles questions. Cette formation est gratuite ; il vous suffit d’en faire la demande auprès de votre chargé de clientèle après avoir signé votre contrat.

4. Comment puis-je m’assurer de me conformer aux exigences légales en matière de données ?

Le recueil des données de géolocalisation de véhicules doit répondre aux exigences du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), mais aussi de la Commission Nationale Informatique et Liberté (CNIL) et du Code du Travail quant à la collecte, au traitement et à la protection des données personnelles de vos employés.

Il est donc essentiel d’avoir clairement défini la politique de suivi et de traitement des données de l’entreprise dans votre règlement, afin de vous assurer que le suivi de vos véhicules soit légal et documenté, et que vos employés soient informés de leurs droits. Vous pouvez ainsi désigner un Délégué à la Protection des Données (DPD), mettre en place
un registre de traitement ou prévoir des procédures internes pour renforcer la protection des données.

Vous devez également prendre en considération la manière dont vous traitez et stockez les données de suivi de véhicules que vous recevez de vos balises. Le RGPD contient des directives sur le stockage des données, notamment sur la durée pendant laquelle vous pouvez conserver les informations privées de vos conducteurs et sur la marche à suivre en cas de fuite ou de vol de ces dernières.

Pour plus d’informations, consultez notre guide du RGPD pour les gestionnaires de flotte et notre article dédié : Suivi de véhicules et loi française, que faut-il savoir ?

5. Comment organiser les véhicules ou chauffeurs de ma flotte sur l’interface ?

Quartix vous permet de créer des groupes de véhicules ou de chauffeurs pour une utilisation plus simple et personnalisée de l’interface. Pour créer et consulter vos groupes, rendez-vous dans le menu Configuration > Groupes. Vous pourrez alors ajouter autant de véhicules ou de conducteurs que vous le souhaitez à votre groupe, et créer autant que groupes que vous voulez. Vous pouvez par exemple créer un groupe pour chaque type de véhicules (voitures, VUL, poids lourds), pour chaque domaine d’activité ou pour chaque périmètre d’intervention.

Une fois créés, vos groupes vous permettent de filtrer vos véhicules sur la carte de suivi en temps réel, dans vos rapports ou sur le tableau de bord.
Vous pouvez aussi configurer l’envoi d’un carnet de route quotidien pour chaque groupe ; le choix de l’adresse du destinataire vous permet de faire parvenir le rapport à la personne en charge du groupe de véhicules ou de chauffeurs en question. Notez que seuls les administrateurs peuvent créer des groupes.

Pour personnaliser encore plus l’interface Quartix, vous pouvez également choisir l’icône de vos véhicules sur l’écran de suivi en temps réel, vous permettant ainsi d’avoir un aperçu plus clair de votre flotte. Notez que ces fonctionnalités ne sont accessibles qu’aux utilisateurs disposant d’un compte administrateur.

Pour la suite de notre FAQ et connaître toutes les réponses de Quartix aux douze questions que vous vous posez lors de vos premiers pas avec la géolocalisation de véhicules, téléchargez notre guide complet.

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