Gestión de flota: ¿Son suficientes las hojas de cálculo?

Como propietario de un negocio o gestor de flotas, las hojas de cálculo y los datos que contienen pueden ser un salvavidas, una forma ordenada y práctica de organizar los datos de tu flota, para asegurarse de que tu empresa funcione con la máxima eficiencia. Las hojas de cálculo son una forma clásica de cotejar y comparar los datos de tu flota: 

• Llevar un registro de toda la actividad de los vehículos 
• Registro de ubicaciones, disponibilidad, uso, horas de inicio y finalización los viajes 
• Controlar el gasto de combustible, el kilometraje, el kilometraje privado frente al kilometraje comercial o propio 

• Mantener la documentación las fechas de servicio y mucho más 

Tener una visibilidad completa de tu flota al tener estos datos disponibles le permitirá a tu empresa: 

• Reducir costos 
• Preservar la salud del vehículo 
• Mejorar la seguridad en la carretera  

Te permitirá registrar los datos de la flota en una hoja de cálculo y buscar tendencias que, una vez identificadas, podrían abordarse para lograr algunos de esos objetivos. Pero hay muchas razones por las que podrías necesitar más herramientas además de las tradicionales hojas de cálculo tradicional para gestionar con éxito tu flota. 

Los riesgos del uso exclusivo de las hojas de cálculo 

Para llevar un control de los datos de tu flota se pueden presentar algunos problemas, especialmente para flotas con una gran cantidad de vehículos.  

He Aquí hay algunos inconvenientes y retos que conllevan el uso de hojas de cálculo. 

• Funcionalidad limitada. Las hojas de cálculo pueden ser un buen punto de partida, pero existen limitaciones en cuanto a qué datos de la flota se pueden capturar y analizar con ellas. Los datos de comportamiento del conductor son un ejemplo. Los requisitos de la gestión moderna de las de flotas  han superado durante mucho tiempo lo que se puede rastrear y gestionar fácilmente con solo hojas de cálculo. 
• Pérdida de tiempo. La introducción manual de datos requiere esfuerzo y demanda de tiempo constante. Sin mencionar que tan pronto como se introduce la información en una hoja de cálculo, se vuelve obsoleta con cada minuto que pasa y cada viaje que se realiza. Puede ser un trabajo cada vez más difícil asegurarse de que tus datos estén constantemente actualizados. 

• Información Limitada. Las hojas de cálculo no ofrecen ni pueden ofrecerte una imagen completa de las operaciones de tu flota, ya que no hay forma de que puedan recopilar información en tiempo real de manera inteligente. Cuando los usas, renuncias a la oportunidad de incorporarlos con otras fuentes de datos. Además, no puedes recibir notificaciones que te alerten cuando sucede algo inusual. Los datos de tu hoja de cálculo siempre estarán un paso atrás, esperando que alguien los actualice. 
• inseguridad. El lugar donde alojas tus hojas de cálculo juega un papel importante en la seguridad de estas, pero siempre existe el riesgo de que si las alojas en línea, podrías estar poniendo en riesgo sus datos confidenciales. Además, si varias personas tienen acceso de edición a tus hojas de cálculo, sus fórmulas podrían romperse accidentalmente o incluso podrías perder datos por un error humano. Las hojas de cálculo son notoriamente difíciles de proteger; esto podría anular cualquier política de protección de datos que puedas tener. 
• Inconveniente. Lo último que deseas hacer cuando tienes clientes esperando información es examinar filas interminables de una hoja de cálculo. Pero existen otros inconvenientes con el uso de estas, como la falta de un registro de auditoría o una forma de verificar lo que sucedió en ciertas fechas . Las hojas de cálculo no pueden brindarte informes personalizados que puedes ejecutar cuando necesites respuestas rápidamente. 

¿Qué deberías hacer entonces con los datos de tu flota? 

Hay una multitud de sistemas innovadores de gestión de flotas y seguimiento de vehículos que pueden reemplazar las hojas de cálculo. Estos sistemas pueden recopilar e interpretar directamente datos de tu flota, como por ejemplo: 

• Ubicación de los vehículos 
• Kilometraje 
• Incidentes de exceso de velocidad 
• Patrones de comportamiento del conductor 

Con un sistema de seguimiento basado en GPS, no hay demora en el tiempo que te toma tener acceso a esa información, y no hay necesidad de ingresar datos manualmente. Tendrás el análisis de datos al alcance de tu mano, para que pueda identificar fácilmente lo que necesitas cambiar. Además, podrás ver sus cambios en acción y observar cómo mejoran sus datos con el tiempo. 

Los ventajas de un sistema completo de seguimiento de vehículos y gestión de flotas incluyen: 

• Datos seguros, accesibles desde cualquier lugar 
• Captura de datos precisa y automática 
• Funcionalidad fiable 
• Interfaz fácil de usar 

• Registro de auditoría completa 
• Información centralizada 

Todo da como resultado una flota más eficiente y rentable, sin importar el tamaño de tu negocio. 

¿Es fácil adoptar un sistema de seguimiento de vehículos? 

Cambiar a un sistema de seguimiento de vehículos es fácil, una vez que hayas establecido todas las formas en que puede ayudarte a ti y a tu negocio. Solo necesitas la empresa adecuada para ello. 

El sistema Quartix ofrece un conjunto completo de herramientas de seguimiento de vehículos, gestión de flotas y control del comportamiento del conductor. Para obtener más información sobre el sistema Quartix y las diferentes opciones disponibles, solicita una demostración gratuita hoy. Puedes llamar a nuestros expertos en seguimiento de vehículos al 900 838 747 o enviar un correo electrónico al equipo a [email protected]

Utilizar el seguimiento de vehículos en toda tu flota es la forma más fácil de recopilar y visualizar datos importantes, obtener respuestas rápidas cuando las necesites y establecer procesos seguros y eficientes para tus vehículos y conductores. Tu día se vuelve más fácil cuando tus sistemas funcionan bien de inmediato y requieren poca o ninguna solución de problemas o mantenimiento.