Verwaltung Ihrer Flotte: Reichen Tabellenkalkulationen aus?

Als Geschäftsinhaber oder Fuhrparkmanager können Tabellenkalkulationen und die darin enthaltenen Daten eine Rettungsleine sein, eine saubere und praktische Möglichkeit, die Daten Ihres Fuhrparks zu organisieren, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen mit maximaler Effizienz arbeitet. Tabellenkalkulationen sind eine klassische Möglichkeit, die Daten Ihrer Flotte zu sammeln und zu vergleichen, indem Sie:

• Alle Fahrzeugaktivitäten verfolgen
• Standorte, Verfügbarkeit, Nutzung, Fahrtbeginn und -ende erfassen
• Kraftstoffverbrauch, die Kilometerleistung, die privaten Fahrtleistung im Vergleich zur geschäftlichen Fahrtleistung und deren Emissionen überwachen
• Dokumentationen, Serviceterminen und mehr pflegen

Die vollständige Sichtbarkeit Ihrer Flotte durch die Verfügbarkeit dieser Daten ermöglicht Ihrem Unternehmen Folgendes:

• Kosten reduzieren
• Geringerer Fahrzeugverschleiss
• Verbessern Sie die Sicherheit im Straßenverkehr

Sie könnten Flottendaten in einer Tabelle aufzeichnen und nach Trends suchen, die, sobald sie identifiziert sind, angegangen werden könnten , um einige dieser Ziele zu erreichen. Es gibt jedoch viele Gründe, warum Sie mehr Tools als nur herkömmliche Tabellenkalkulationen benötigen könnten, um Ihre Flotte erfolgreich zu verwalten.

Die Fallstricke von Tabellenkalkulationen

Die ausschließliche Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung Ihrer Flottendaten kann Probleme bereiten, insbesondere bei Flotten mit einer größeren Anzahl von Fahrzeugen. Hier sind einige Nachteile und Herausforderungen, die mit der Verwendung von Tabellenkalkulationen einhergehen.

• Eingeschränkte Funktionalität. Tabellenkalkulationen könnten ein guter Ausgangspunkt sein, aber es gibt Einschränkungen, wenn es darum geht, welche Flottendaten damit erfasst und analysiert werden können. Fahrerverhaltensdaten sind ein Beispiel. Die Anforderungen des modernen Flottenmanagements sind längst über das hinausgewachsen, was einfach mit Tabellenkalkulationen verfolgt und verwaltet werden kann.
• Zeitaufwendig. Die manuelle Dateneingabe erfordert ständigen Aufwand und Zeit. Ganz zu schweigen davon, dass fast sobald Informationen in eine Tabelle eingegeben werden, sie mit jeder Minute, die vergeht, und jeder Fahrt, die unternommen wird, obsolet werden. Es kann immer schwieriger werden, sicherzustellen, dass Ihre Daten auf dem neuesten Stand sind.
• Insular. Tabellenkalkulationen können und können Ihnen kein vollständiges Bild des Betriebs Ihrer Flotte bieten, da sie keine Möglichkeit haben, echte Informationen intelligent zu sammeln. Wenn Sie sie verwenden, verzichten Sie auf die Möglichkeit der Integration mit anderen Datenquellen, wie z. B. der Tankkartenintegration. Außerdem können Sie keine Benachrichtigungen erhalten, die Sie warnen, wenn etwas Ungewöhnliches passiert. Ihre Tabellendaten werden immer einen Schritt hinterherhinken und darauf warten, dass jemand sie aktualisiert.
• Unsicher. Der Ort, an dem Sie Ihre Tabellenkalkulationen hosten, spielt eine große Rolle dabei, wie sicher sie sind, aber es besteht immer das Risiko, dass Sie Ihre sensiblen Daten gefährden, wenn Sie sie online hosten. Wenn mehrere Personen Bearbeitungszugriff auf Ihre Tabellenkalkulationen haben, könnten Ihre Formeln versehentlich beschädigt werden oder Sie könnten sogar Daten durch menschliches Versagen verlieren. Tabellenkalkulationen sind notorisch schwer zu schützen; dies könnte eventuell bestehende Datenschutzrichtlinien zunichte machen.
• Ungünstig. Das Letzte, was Sie tun möchten, wenn Kunden auf Informationen warten, ist, endlose Zeilen einer Tabelle zu sichten. Aber es gibt andere Unannehmlichkeiten bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen, wie z. B. das Fehlen eines Audit-Trails oder der Möglichkeit, zu überprüfen, was an bestimmten Daten passiert ist . Tabellenkalkulationen können Ihnen keine benutzerdefinierten Berichte liefern, die Sie ausführen können, wenn Sie schnell Antworten benötigen.

Was sollten Sie stattdessen mit Ihren Flottendaten tun?

Es gibt eine Vielzahl innovativer Flottenmanagement- und Fahrzeugverfolgungssysteme, die Tabellenkalkulationen ersetzen können. Diese Systeme können direkt Daten aus Ihrer Flotte sammeln und interpretieren, wie zum Beispiel:

• Fahrzeugstandorte
• Kilometerstand
• Geschwindigkeitsvorfälle
• Fahrverhaltensmuster

Mit einem GPS-basierten Ortungssystem gibt es keine Verzögerung, wie lange es dauert, bis Sie Zugriff auf diese Informationen haben, und es ist keine manuelle Dateneingabe erforderlich. Sie haben die Datenanalyse zur Hand, sodass Sie leicht feststellen können, was geändert werden muss. Darüber hinaus können Sie Ihre Änderungen in Aktion sehen und beobachten, wie sich Ihre Daten im Laufe der Zeit verbessern.

Zu den Vorteilen eines vollständigen Fahrzeugverfolgungs- und Flottenmanagementsystems gehören:

• Sichere Daten, von überall zugänglich
• Automatische, genaue Datenerfassung
• Zuverlässige Funktionalität
• Benutzerfreundliches Bedienfeld
• Vollständiger Audit-Trail
• Zentralisierte Informationen

All dies führt zu einer effizienteren und kostengünstigeren Flotte, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.

Wie einfach ist es, ein Fahrzeugortungssystem einzuführen?

Der Wechsel zu einem Fahrzeugortungssystem ist einfach, sobald Sie alle Möglichkeiten ermittelt haben, wie es Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen kann. Sie müssen nur das richtige Unternehmen finden, mit dem Sie zusammenarbeiten können.

Das Quartix-System bietet eine vollständige Suite von Werkzeugen zur Fahrzeugverfolgung, zum Flottenmanagement und zur Überwachung des Fahrerverhaltens. Um mehr über das Quartix-System und die verschiedenen verfügbaren Optionen zu erfahren, fordern Sie noch heute eine kostenlose Demo an. Sie können unsere Fahrzeugortungsexperten unter 0800 1830516 anrufen oder dem Team eine E-Mail unter [email protected] senden.

Die Nutzung der Fahrzeugverfolgung in Ihrer gesamten Flotte ist der einfachste Weg, wichtige Daten zu sammeln und anzuzeigen, schnelle Antworten zu erhalten, wenn Sie sie brauchen, und sichere und effiziente Prozesse für Ihre Fahrzeuge und Fahrer einzurichten. Ihr Tag wird einfacher, wenn Ihre Systeme sofort gut funktionieren und wenig bis gar keine Fehlerbehebung oder Wartung erfordern.