Gestire la tua flotta: i fogli di calcolo sono sufficienti?

In qualità di imprenditore o gestore della flotta, i fogli di calcolo e i dati in essi contenuti possono essere un’ancora di salvezza, un modo semplice e pratico per organizzare i dati della flotta per assicurarti che la tua attività funzioni alla massima efficienza. I fogli di calcolo sono un modo classico per raccogliere e confrontare i dati della tua flotta:

• Tenere traccia di tutte le attività del veicolo
• Registrazione di posizioni, disponibilità, utilizzo, orari di inizio e fine del viaggio
• Monitoraggio della spesa per carburante, del chilometraggio, del chilometraggio privato rispetto al chilometraggio aziendale ed emissioni
• Conservare la documentazione, le date di manutenzione e altro ancora

Avere una visibilità completa della tua flotta avendo a disposizione questi dati consentirà alla tua azienda di:

• Ridurre i costi
• Preservare la sicurezza del veicolo
• Migliorare la sicurezza sulla strada          

Puoi registrare i dati della flotta in un foglio di calcolo e cercare le problematiche che, una volta identificate, potrebbero essere affrontate per raggiungere alcuni di questi obiettivi. Ma ci sono molte ragioni per cui potresti aver bisogno di più strumenti oltre ai tradizionali fogli di calcolo per gestire con successo la tua flotta.

Le insidie dei fogli di calcolo

L’utilizzo esclusivo di fogli di calcolo per tenere traccia dei dati della tua flotta può presentare problemi, soprattutto per flotte con un numero maggiore di veicoli. Ecco alcuni inconvenienti e sfide che derivano dall’uso del foglio di calcolo.

• Funzionalità limitata. I fogli di calcolo potrebbero essere un buon punto di partenza, ma ci sono dei limiti quando si tratta di quali dati della flotta possono essere acquisiti e analizzati con essi. I dati sul comportamento del conducente sono un esempio. I requisiti della moderna gestione della flotta hanno da tempo superato ciò che può essere facilmente monitorato e gestito con i soli fogli di calcolo.
• Richiede tempo. L’inserimento manuale dei dati richiede impegno e tempo costanti. Per non parlare del fatto che, non appena le informazioni vengono inserite in un foglio di calcolo, diventano obsolete ogni minuto che passa e ogni viaggio che viene effettuato. Assicurarsi che i dati siano aggiornati può diventare un lavoro sempre più difficile.
• Limitato. I fogli di calcolo non offrono e non possono offrirti un quadro completo delle operazioni della tua flotta, poiché non c’è modo che possano raccogliere in modo intelligente informazioni reali. Quando li usi, perdi l’opportunità di incorporarli con altre fonti di dati, come l’integrazione della carta carburante. Inoltre, non puoi ricevere notifiche che ti avvisano quando accade qualcosa di insolito. I dati del tuo foglio di lavoro saranno sempre un passo indietro, in attesa che qualcuno lo aggiorni.
• Non e’ sicuro. Il luogo in cui vengono archiviati i tuoi fogli di calcolo gioca un ruolo importante nella loro sicurezza, ma c’è sempre il rischio che se li salvi online, potresti mettere a rischio i tuoi dati sensibili. Inoltre, se più persone hanno accesso a modificare i tuoi fogli di lavoro, le tue formule potrebbero essere interrotte accidentalmente o potresti persino perdere dati a causa di un errore umano. I fogli di calcolo sono notoriamente difficili da proteggere; ciò potrebbe annullare qualsiasi politica di protezione dei dati che potresti avere in atto.
• Sconveniente. L’ultima cosa che vuoi fare quando hai clienti in attesa di informazioni è passare al setaccio infinite righe di un foglio di calcolo. Ma ci sono altri inconvenienti con l’uso del foglio di calcolo, come la mancanza di una procedura di controllo o di un modo per verificare cosa è successo in determinate date . I fogli di calcolo non possono fornirti report personalizzati da utilizzare quando hai bisogno di risposte rapide.

Cosa dovresti fare invece con i dati della tua flotta?

Esistono numerosi sistemi innovativi di gestione della flotta e di localizzazione dei veicoli che possono sostituire i fogli di calcolo. Questi sistemi possono raccogliere e interpretare direttamente i dati dalla tua flotta, come ad esempio:

• Posizione dei veicoli
• Chilometraggio
• Incidenti da eccesso di velocità
• Modelli di comportamento del conducente

Con un sistema di tracciamento basato su GPS, non c’è alcun ritardo nel tempo necessario per avere accesso a tali informazioni e non è necessario l’inserimento manuale dei dati. Avrai l’analisi dei dati a portata di mano, così potrai facilmente individuare cosa deve cambiare. Inoltre, potrai vedere le tue modifiche in azione e vedere i tuoi dati migliorare nel tempo.

I vantaggi di un sistema completo di tracciamento dei veicoli e di gestione della flotta includono:

• Dati protetti, accessibili da qualsiasi luogo
• Acquisizione dati automatica e precisa
• Funzionalità affidabili
• Interfaccia intuitiva
• Raccolta di informazioni completa
• Informazioni centralizzate

Tutto ciò si traduce in una flotta più efficiente ed economica, indipendentemente dalle dimensioni della vostra azienda.

Quanto è facile adottare un sistema di localizzazione dei veicoli?

Passare a un sistema di localizzazione dei veicoli è facile, una volta che hai stabilito tutti i modi in cui può aiutare te e la tua attività. Devi semplicemente trovare l’azienda giusta con cui collaborare.

Il sistema Quartix offre una gamma completa di strumenti per il monitoraggio dei veicoli, la gestione della flotta e il monitoraggio del comportamento dei conducenti. Per saperne di più sul sistema Quartix e sulle diverse opzioni disponibili, richiedi oggi stesso una demo gratuita. Puoi chiamare i nostri esperti di localizzazione dei veicoli al 800 727 420 o inviare un’e-mail al team all’indirizzo [email protected].

L’utilizzo del monitoraggio dei veicoli per la vostra  flotta è il modo più semplice per raccogliere e visualizzare dati importanti, ottenere risposte rapide quando ne hai bisogno e stabilire processi sicuri ed efficienti per i tuoi veicoli e conducenti. La tua giornata diventa più facile quando i tuoi sistemi funzionano subito bene e richiedono poca o nessuna risoluzione dei problemi o manutenzione.