Mehr Sicherheit und Transparenz im Fuhrpark eines ambulanten Pflegedienstes
„Ja, einmal wegen der App würde ich das empfehlen und vor allem auch wegen der Kostensituation. Also Preis ist echt super. Wenn man ein bisschen Kontrolle über seinen Fuhrpark haben möchte, Angst hat, dass Fahrzeuge einfach entwendet werden oder man muss immer suchen, wo diese Fahrzeuge sich gerade befinden, ist das super."
Medi-Care-Mobil GmbH
Lennart Wohlgemuth, designierter Geschäftsführer
Ausgangssituation: Ein essenzieller, aber schwer kontrollierbarer Fuhrpark
Die Medi-Care -Mobil GmbH ist ein ambulanter Pflegedienst mit Sitz in Dortmund und versorgt täglich pflegebedürftige Menschen in Dortmund, Lünen, Lüdinghausen und der umliegenden Region direkt in ihrem häuslichen Umfeld. Mit rund 120 Mitarbeitenden betreut das Unternehmen über 800 Menschen und bietet neben der ambulanten Pflege auch hauswirtschaftliche Unterstützung, Pflegeberatung sowie weitere Betreuungsleistungen an. Für die zuverlässige Durchführung der täglichen Hausbesuche ist ein leistungsfähiger Fuhrpark unverzichtbar. Insgesamt umfasst dieser etwa 50 bis 60 Fahrzeuge, von denen aktuell rund 30 aktiv getrackt werden. Die Fahrzeuge sind täglich im Einsatz, um eine pünktliche und effiziente Versorgung der Patientinnen und Patienten sicherzustellen und die Touren der Pflegekräfte optimal zu koordinieren.
„Ja, das auf jeden Fall. Also es ist, würde ich sagen, sogar essenziell wichtig, weil wir relativ weitläufig hier in Dortmund und auch Umgebung, pflegen und da muss man natürlich von A nach B kommen. […] Deswegen ist das schon eigentlich mit einer der tragendsten Rollen, vor allem im ambulanten Pflegedienst und dafür ist der Fuhrpark dann extrem wichtig“
Mit einem Fuhrpark von rund 50 bis 60 Fahrzeugen steht das Team vor der täglichen Herausforderung:
- Fahrzeugstandorte zu kennen
- Touren sinnvoll zu planen
- den Fahrzeugzustand im Blick zu behalten
- die Nutzung der Fahrzeuge auf die dienstlichen Einsätze zu beschränken
Ausgangssituation und Herausforderungen
Vor der Einführung von Quartix setzte die Medi-Care-Mobil GmbH auf einen anderen Telematikanbieter und einem anderen System mit OBD-Trackern, die lediglich in die Diagnoseschnittstelle der Fahrzeuge eingesteckt werden. Diese einfache Bauweise zog schnell ein grundlegendes Problem nach sich:
„Da war das Problem, dass die entweder rausgefallen sind oder immer rausgezogen wurden von irgendwelchen Mitarbeitern, damit die natürlich nicht mehr getrackt werden konnten.”
Die Folge war ein nahezu vollständiger Kontrollverlust. Das Team hatte den begründeten Verdacht, dass Fahrzeuge außerhalb der Dienstzeiten unbefugt genutzt wurden, konnte dies aber mangels verlässlicher Daten weder eindeutig nachweisen noch verhindern. Der Fuhrparkmanager war auf Aussagen der Fahrer angewiesen, die sich der Überwachung durch einfaches Abziehen des Steckers entziehen konnten.
Daneben fehlten dem Team Funktionen, die eine professionelle Fuhrparkverwaltung heute erfordert: eine übersichtliche mobile App für den Überblick von unterwegs, die lückenlose historische Auswertung von Fahrten sowie automatische Hinweise auf anstehende Wartungsintervalle. Der Handlungsbedarf war klar.
Die Entscheidung für Quartix
Lennart Wohlgemuth holte mehrere Angebote ein, verglich die Systeme und entschied sich schließlich für Quartix. Mehrere Faktoren gaben den Ausschlag.
Manipulationsschutz
Der wichtigste Grund war die Möglichkeit, die Quartix-GPS-Tracker fest und verdeckt im Fahrzeug zu verbauen, direkt an der Fahrzeugbatterie oder vollständig hinter der Verkleidung. Damit ist die unbefugte Entfernung ohne sichtbaren Eingriff am Fahrzeug nicht mehr möglich. Wohlgemuth erklärt den entscheidenden Punkt:
„Wir wollten gerne [GPS-Tracker] […] haben, die wir einmal einbauen können, entweder an die Batterie oder komplett einbauen können, wo der Mitarbeiter nicht die Ausrede hat: Ja, ist rausgefallen.”
Die Quartix-Hardware „Connect & Track“ wird verdeckt montiert und ist mit einer lebenslangen Garantie ausgestattet. Der GPS-Tracker hat einen Manipulationsschutz und schickt ggf. eine Manipulationsmeldung direkt an das Email Postfach.
Überzeugend im Preis-Leistungs-Verhältnis
Quartix überzeugte auch preislich beim Systemvergleich. Die monatlichen Kosten lagen deutlich unter dem Wettbewerb.
Quartix bietet zudem auch Verträge ohne automatische Verlängerung an, überzeugt mit Laufzeiten ab zwölf Monaten und es gibt keine Vorabkosten, wie bspw. Installations- oder Einrichtungsgebühren für die GPS-Tracker.
Einfach nutzbare mobile Ortungs-App und intuitive Bedienung
Ein weiteres ausschlaggebendes Argument war die mobile Quartix-App. Die Vorgängertelematiklösung bot keine vergleichbare mobile App, was die spontane Kontrolle im Tagesgeschäft erheblich erschwerte. Wohlgemuth dazu:
„Es ist meiner Meinung nach viel, viel übersichtlicher, vor allem in der mobilen Version. Also diese App, das hatte man vorher […] nicht so drin und es ist halt einfach anwenderfreundlicher für uns.”
Die Quartix-App zeigt den aktuellen Standort aller Fahrzeuge auf einer Live-Karte und ermöglicht den Zugriff auf Fahrtenberichte sowie Fahrzeugaktivitäten direkt über das Smartphone. Fuhrparkmanager können dadurch jederzeit und von überall auf wichtige Flotteninformationen zugreifen, ohne an einen Büro-PC gebunden zu sein.
Schnelle Implementierung
Die Implementierung verlief reibungslos und ohne externen Techniker. Der Fuhrparkmanager von der Medi-Care-Mobil GmbH installierte alle Geräte selbst.
„Was ganz gut geklappt hat, war dann die Installation. Wir haben ja einen Fuhrparkmanager, der sich da um diese kleinen Reparaturen kümmert, der dann auch die Geräte alle installiert hat. Das war alles ganz, ganz einfach. Gab keine Probleme so in dem Sinne.”
Für die Fahrerinnen und Fahrer war der Wechsel kaum spürbar. Eine schriftliche Information über das Tracking während der Dienstfahrten genügte als rechtliche Grundlage. Der Betrieb war zu keinem Zeitpunkt beeinträchtigt.
Ergebnisse und Nutzen im Alltag
Fahrzeugmissbrauch aufgedeckt
Einer der unmittelbaren Erfolge nach der Einführung von Quartix war die Bestätigung des lange gehegten Verdachts auf unbefugte Fahrzeugnutzung. Weil die GPS-Tracker nun sicher und verdeckt verbaut waren und sich nicht mehr unauffällig entfernen ließen, zeigte sich das wahre Bild:
„Wir hatten nämlich das Gefühl, dass sich Leute einfach an Fahrzeugen bedienen und das hat sich dadurch ja dann auch bestätigt. Also die haben’s dann auch vergessen, dass da GPS-Tracker drin sind und dann sieht man halt, dass nachts irgendjemand mit einem Büroschlüssel sich einfach ein Fahrzeug nimmt, um damit rumzufahren.”
Die Geofencing-Funktion von Quartix benachrichtigt zudem automatisch, wenn ein Fahrzeug außerhalb festgelegter Zeiten genutzt wird oder definierte geografische Zonen unerlaubt verlässt bzw. betritt. Dadurch entfällt die manuelle Kontrolle von Fahrtdaten, während gleichzeitig die Sicherheit erhöht und das Risiko von Haftungs- oder Schadensersatzforderungen bei unbefugter Fahrzeugnutzung reduziert wird.
Echtzeit-Ortung und vollständiger Fahrtenverlauf
Die Echtzeit-Ortung zeigt den aktuellen Standort jedes Fahrzeugs auf der Karte. Das löst ein praktisches Alltagsproblem: Die Medi-Care-Mobil GmbH hat zu wenige eigene Parkplätze, weshalb Fahrzeuge regelmäßig in umliegenden Straßen abgestellt werden. Statt zeitaufwändig zu suchen, sieht der Fuhrparkmanager sofort, wo das Fahrzeug steht.
„Wir haben jetzt nicht super viele Parkplätze und manchmal müssen die an Straßenrändern parken und dann kann man als Fuhrparkmanager direkt sagen, okay, der steht jetzt da in der Seitenstraße.”
Noch wichtiger ist der historische Fahrtenverlauf. Quartix speichert jede gefahrene Strecke mit Zeitstempel und Kilometerangabe. Wenn ein Fahrer behauptet, nur eine kurze Strecke gefahren zu sein, lässt sich das sofort anhand der Aufzeichnung überprüfen:
„Der Mitarbeiter probiert einen dann so zu verarschen und sagt: Ja, ich bin nur nach Hause gefahren, aber ist dann noch irgendwie 20, 30, 40 Kilometer gefahren, weil es wird ja auch die Strecke getrackt, die dann letztendlich noch gefahren wird. Das ist ‘ne super Funktion, die uns geholfen hat.”
Die gespeicherten Daten bilden zugleich die Grundlage für die Abrechnung von Dienstkilometern und für eine faktenbasierte Klärung bei Unstimmigkeiten. Auch im Schadensfall liefert der Verlauf eine objektive Rekonstruktion der Fahrzeugbewegungen.
Praktisch ist außerdem, dass sich in der Quartix-Software für jedes Fahrzeug Modell und Typ hinterlegen lassen. Wer ein Kennzeichen auswendig wissen muss, um das richtige Fahrzeug zu finden, verliert im Alltag schnell den Überblick. Das Fahrzeugmodell hingegen ist sofort verständlich:
„Was ich auch noch ganz gut finde, ist die Funktion, dass man die Fahrzeugarten einfügen kann. Also man kann ja das Modell quasi angeben und dadurch kann man die Fahrzeuge auch noch mal unterscheiden, weil Kennzeichen vergessen viele Leute, aber wenn man weiß, okay, das ist der Opel Corsa, dann weiß man, okay, das ist das Auto.“
Batteriestatusanzeige und Wartungsmanagement
Quartix zeigt den Batteriestatus jedes Fahrzeugs direkt in der App an. Das ist für einen Fuhrpark mit täglich wechselnden Fahrzeugen besonders wertvoll. Eine schwache Batterie wird erkannt, bevor ein Fahrzeug liegen bleibt und eine Pflegekraft ihren Einsatz nicht rechtzeitig erreicht.
Wohlgemuth nennt den Batteriestand als eine der Funktionen, die ihm im Alltag besonders aufgefallen sind. Ergänzt wird dies durch das Wartungsmanagement von Quartix. Das System erinnert automatisch an anstehende Serviceintervalle, hält den Kilometerstand aktuell und dokumentiert Fahrzeugzustand sowie Nutzungsintensität. So lassen sich Wartungen vorausschauend planen, anstatt auf Defekte zu reagieren.
Tourenoptimierung für die Pflege
Der ambulante Pflegedienst ist auf eine effiziente Routenplanung angewiesen. Pflegekräfte fahren täglich mehrere Patienten an, teils über das gesamte Stadtgebiet verteilt. Quartix hilft dabei, die Sinnhaftigkeit von Touren zu hinterfragen und Fahrzeuge besser zuzuteilen.
„Das hilft natürlich auch enorm bei so was wie Tourenplanungen. Da kann man sehen, ist diese Tour, macht die überhaupt Sinn?”
Indem gefahrene Strecken und Zeiten ausgewertet werden, lassen sich Redundanzen im Tourenplan erkennen. Fahrzeuge können gezielter eingesetzt werden, was Kilometer spart und die Pünktlichkeit gegenüber den Patienten verbessert.
Schnellere Reaktion und weniger Rechercheaufwand
„Was mir aufgefallen ist, ist natürlich die schnellere Reaktionszeit, wenn ein Fahrzeug irgendwie weg ist, dass man schneller reagieren kann und sehen kann, okay, wo ist das Fahrzeug, wer hat es eventuell gefahren? Und das ist eigentlich so eine Zeitersparnis, dass man diese Recherche, wenn man nachvollziehen möchte, okay, wurde jetzt letztendlich ein Auto mitgenommen oder nicht, das hat eindeutig Zeitersparnis herbeigebracht.“
Was früher eine zeitaufwändige Nachforschung war, bei der verschiedene Personen befragt werden mussten, lässt sich heute in wenigen Sekunden im Fahrtenverlauf nachvollziehen. Das entlastet den Fuhrparkmanager spürbar und gibt der Geschäftsführung die Sicherheit, im Ernstfall sofort handlungsfähig zu sein.
Genutzte Quartix-Funktionen im Überblick
Alle Fahrzeuge auf einen Blick auf der Karte, jederzeit aktuell, auch in der mobilen App. Sofort sehen, wo ein Fahrzeug gerade steht oder fährt.
Jede gefahrene Strecke wird gespeichert und ist tage- und wochenweise abrufbar. Lückenlose Grundlage für Kilometerabrechnung, Arbeitszeitkontrolle und Klärung von Unstimmigkeiten.
Frühwarnung bei schwacher Fahrzeugbatterie, bevor ein Fahrzeugausfall den Pflegeeinsatz gefährdet.
Automatische Erinnerungen an Service-Intervalle auf Basis von Laufleistung und Datum. Vorausschauende Fahrzeugpflege statt reaktiver Reparatur.
Übersichtliche und intuitiv bedienbare App für iOS und Android. Vollständiger Zugriff auf Echtzeit-Ortung und Fahrtenverlauf, auch ohne PC-Zugang.
Kundenservice: Verlässlich von Anfang an
Neben den technischen Vorteilen überzeugte Quartix auch im persönlichen Kontakt. Die zuständige Ansprechpartnerin hielt ihre Zusagen ein und meldete sich schnell zurück, auch nach Vertragsabschluss. Der Kundendienst war gut erreichbar und half zügig weiter.
„Ja, also bei dem Verkauf, das hat alles super geklappt. Da hatte ich ja mit der Frau Bonas das Ganze gemacht“, so Lennart Wohlgemuth. „Der Kundenservice an sich hat auch schnell weitergeholfen.“
Dieser Eindruck deckt sich mit dem, was viele Quartix-Kunden berichten: ein persönlicher Ansprechpartner, kurze Reaktionszeiten und ein Support, der das Problem kennt und löst, anstatt auf Hotlines zu verweisen.
Eine Investition mit klarem Mehrwert
Für die Medi-Care-Mobil GmbH hat sich die Entscheidung für Quartix auf mehreren Ebenen bezahlt gemacht. Der manipulationssichere GPS-Trackereinbau schließt eine kritische Sicherheitslücke, die intuitiv bedienbare App verbessert den Arbeitsalltag des Geschäftsführers und Fuhrparkmanagers, und zudem überzeugt auch das günstige Preis-Leistungs-Verhältnis. Lennart Wohlgemuth empfiehlt Quartix ausdrücklich weiter:
„Ja, einmal wegen der App würde ich das empfehlen und vor allem auch wegen der Kostensituation. Also Preis ist echt super. Wenn man ein bisschen Kontrolle über seinen Fuhrpark haben möchte, Angst hat, dass Fahrzeuge einfach entwendet werden oder man muss immer suchen, wo diese Fahrzeuge sich gerade befinden, ist das super.”
Quartix in drei Worten
„Zuverlässig. Günstig. Sicher.“
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